Las empresas Ellucian y SAP, estarán en nuestra universidad, dando a conocer sus soluciones tecnológicas, ante un equipo compuesto por autoridades académicas y administrativas.

La UCM sigue trabajando en proyecto de modernizar los sistemas de información con los que actualmente se trabaja, debilidad que fue detectada en la última acreditación institucional y que se está desarrollando en conjunto con la empresa Consultora Neoris, para buscar un sistema que se ajuste a las necesidades de la institución.

Este trabajo que comenzó a comienzos de este año, poco a poco comienza a materializarse en algo concreto. Es así como la empresa que ha trabajado en conjunto con la UCM, ya ha entregado dos de los cuatro informes comprometidos.

“En el primero se hizo una evaluación de la situación actual. En el segundo informe en tanto, se realizó un análisis de brechas, que es la comparación del estado actual de la UCM, con las buenas prácticas a nivel internacional. Además, se trabajó con varias áreas de nuestra universidad, un listado de requerimientos en base a lo que la institución necesita respecto a los sistemas de información (RFP)” explicó Carolina Espinosa, jefa del proyecto.

Con todo este material, además de lo recabado en las visitas realizadas a otras instituciones nacionales e internacionales en la actividad de benchmarking, se seleccionaron tres soluciones que serán evaluadas para la toma de decisión: Banner by Ellucian, SAP y Desarrollo de software. Estas soluciones deberán dar cumplimiento en gran parte a los requerimientos que tenemos como universidad, especificando el porcentaje de cobertura de cada una de ellas, siendo un imput importante para la toma de decisión final.

Las empresas Ellucian y SAP vendrán a presentar sus soluciones tecnológicas, con el objetivo de conocer y evaluar ambas herramientas.

“Luego de las presentaciones y una vez recibidas las propuestas de los proveedores que se evaluarán, la empresa consultora Neoris entregará los dos informes que faltan”, comentó Carolina, agregando luego que “en estos informes se presentará los resultados de la actividad de benchmarking, los escenarios de evaluación y finalmente el plan de evolución”.

Siguientes pasos

Tras aquello, se presentará el resultado de la consultoría ante el consejo superior. En caso de ser exitoso el proceso, comienza una etapa de licitación de la empresa que implemente la alternativa escogida, para el 2018, comenzar con la implementación.

“Es en este proceso de implementación donde la universidad acompañará a sus funcionarios y académicos que trabajen con estos sistemas, para realizar una transición a un sistema integrado y orientado a la toma de decisiones, con información confiable y oportuna que permita también hacer gestión de forma predictiva” explicó Carolina Espinosa.

Sobre otra de las inquietudes que puede surgir en los colaboradores de la institución, la jefa del proyecto comentó que la experiencia de otras instituciones es que lejos de haber desvinculaciones, han necesitado más personas que apoyen en análisis y gestión contribuyendo al crecimiento y evolución de la institución.

Así también lo evidenció el director de Presupuesto y Finanzas de la UCM, Sergio Rojas, quien explicó que “un sistema integrado nos significará pasar de un trabajo mayoritariamente de digitación, hacia procesos analíticos, los cuales sin duda tendrán un impacto transformador en todas las áreas de la Universidad, significando un potencial de desarrollo, tanto para la Institución, como para quienes formamos parte de ella, ya que no da lo mismo con qué sistema informático trabajar”, expuso.

Es importante consignar que todo este esfuerzo va en búsqueda de un objetivo mayor, el cual es otorgar las herramientas necesarias para contribuir con el propósito institucional de avanzar hacia la complejidad, situación que para el director de Presupuesto y Finanzas es clave, ya que “el contar con un cambio de plataforma tecnológica de clase mundial, significa un tremendo desafío y un gran paso para la UCM, en términos de la gestión institucional y del cómo hacer las cosas”.

El que los datos se procesen en un solo sistema, permitirá tener información en línea, generar reportes consolidados, evitando en gran medida la consolidación manual de los informes, tanto administrativos, financieros y académicos.

“Es una oportunidad para las personas que trabajamos en esta institución -continuó Rojas-, ya que nos permitirá generar información en base a datos con un nivel de confiabilidad mayor y de esa manera ayudar en la toma de decisiones, lo cual, por los procesos en los cuales nos encontramos, se hace cada día más necesario”.

Por último, el director de Presupuesto y Finanzas invitó a la comunidad universitaria “a sumarse a este importante hito, ya que nos ayudará a seguir avanzando con solidez, en el proceso de transformación hacia la complejidad”, finalizó.