Durante la toma de ramos, se atendió satisfactoriamente a los estudiantes a una tasa de 1.700 cada 30 minutos, a través del portal alumnos.

El proceso de inscripción de actividades curriculares o toma de ramos en la Universidad Católica del Maule (UCM) es un desafío para las universidades y puede ser de gran estrés tanto para sus estudiantes como para las áreas de servicios informáticos encargadas de que los sistemas funcionen bien.

Para lograr entregar una buena atención, es que la UCM a través de la Dirección de Tecnologías de la Información (DTI) y el departamento de aplicaciones, con el apoyo con la empresa Novis, logró atender a los estudiantes que ingresaban al portal del alumno, a una tasa de 1.700 cada 30 minutos, lo que permitió fluidez en el proceso, incluso en los horarios punta.

El responsable de la mejora continua funcional, soporte y proyectos, y jefe de aplicaciones de la UCM, Moisés Ahumada, junto al jefe de Infraestructura TI, Juan Manuel Espinoza, quien supervisa la administración de las soluciones SAP, las cuales están a cargo de Novis, describieron cómo enfrentaron satisfactoriamente el proceso de toma de ramos.

“Contamos actualmente con más de once mil estudiantes regulares, que toman ramos la misma semana, según un calendario por facultad, lo que nos da en promedio unos 3.500 por día. Los alumnos están ansiosos, desean ser atendidos rápidamente para escoger sus ramos, profesores, calzar horarios, en fin. Cuando se abre el proceso diario a las 9:00 de la mañana tenemos un promedio de 1.700 alumnos esperando, los que estamos pudiendo atender en menos de 30 minutos”, comentaron.

Luego ambos recalcaron que: “La primera vez no resultó muy bien, no dimos abasto en el horario de punta, así que basados en los resultados de ese proceso trabajamos con Novis haciendo ajustes y potenciando la infraestructura en su nube privada (on premise). En el segundo año mejoramos bastante y este tercero logramos un proceso impecable”.

“Nuestra estrategia ha sido ir levantando más servidores de aplicación en los períodos de alta demanda e implementar el uso de sala de espera virtual, para ir regulando el flujo de atención, mientras vamos monitoreando con las herramientas que nos habilita Novis tanto el tiempo de respuesta para los alumnos, como el uso de los servidores. Estamos atentos tanto en lo funcional como operacional, para que el proceso sea ordenado y nuestros estudiantes tengan una buena experiencia”, complementaron.

Ambos especialistas posteriormente destacaron que estar en la nube de Novis le ha dado a la institución la flexibilidad de incrementar la cantidad de servidores solo en los momentos peak que son los períodos de matrícula y toma de ramos, pagando de acuerdo con el uso.

Normalmente la UCM cuenta con cinco ‘aplication servers’, y para el proceso de toma de ramos se sube a ocho, además de la sala virtual, puntualizaron Ahumada y Espinoza.

Cabe destacar que también durante el proceso de toma de ramos se habilitó un call center con número único, para atender a los estudiantes y que a su vez se está constantemente monitoreando los comentarios en redes sociales, lo que permite conocer de mejor manera el grado de satisfacción de los futuros profesionales con los resultados del proceso.

“Tenemos la tranquilidad de haber cumplido bien nuestra misión”, enfatizaron.