Esta solución digital entrega datos que facilitan la toma de decisiones.

Con el objetivo de contar con una plataforma digital, moderna, que entregue datos institucionales, que son relevantes para hacer gestión, la Universidad Católica del Maule incorporó a sus sistemas Qlick Sense.

Una herramienta de inteligencia de negocios que, tal como explicó Cristian Matamala, director de Tecnología de la Información de la UCM, entrega datos de forma rápida, amigable y funcional. “Como DTI una de nuestras ocupaciones ha sido el apoyo de la toma de decisiones de las autoridades de la Universidad, por lo que cambiamos el antiguo sistema (SINAI) a Qlik sense, que tras un análisis, concordamos que era el que más se adecúa a las necesidades de nuestra Institución”, señaló.

“Está toda la información que necesitan los directores de escuela para poder tomar buenas decisiones”, resumió Matamala, quien luego aclaró que en el futuro se va conectar con SAP. “Son totalmente conectables. De hecho, en el análisis inicial para adquirir esta solución ese era uno de los requisitos, porque es parte de nuestra estrategia de proyección de sistemas”, recalcó.

Andrea Gutiérrez, directora de Planificación y Desarrollo Universitario, dirección que está a cargo del análisis institucional, resumió las bondades de Qlik sense añadiendo que “Esta plataforma entrega indicadores en tiempo real, los que son administrados por la DTI y es utilizada principalmente por los directores de escuela (quienes fueron capacitados), les entrega distintos indicadores asociados a sus tareas diarias como, por ejemplo, la matrícula, la caracterización de sus estudiantes. También, durante el semestre, con esta plataforma se puede conocer información relevante como por ejemplo, los profesores que están impartiendo los cursos, saber si están subiendo o no las notas, los estudiantes que están teniendo mal rendimiento académico, por lo que les permite realizar gestión y tomar decisiones”, destacó.

Además, la directora de la DPDU, comentó que, junto con la información inmediata, la solución digital también entrega información relevante para hacer seguimientos y comparaciones fundamentales para el análisis institucional. “Están instalados los indicadores de progresión de nuestro Plan de Desarrollo Estratégico, con datos que están comparados, por lo que, por ejemplo, un decano puede ver indicadores como la tasa de retención por carrera, de titulación oportuna, etc. También es información que permite hacer gestión. En esta plataforma están los indicadores estratégicos que son comparables con otras universidades, lo que nos permite conocer en qué posición está nuestra institución al medirla con otras, datos que son actualizados por nuestra unidad de análisis”.

Siguiendo las matrículas minuto a minuto

Uno de los desafíos que tuvo la DTI en el proceso de matrículas que está viviendo nuestra universidad fue generar dentro de la plataforma un dashboard o tablero, que permita facilitar el seguimiento de estas.

Tarea que fue resuelta con éxito, tal como lo indicó Cristian Matamala. “Creamos una propuesta pensando en facilitarse la tarea al DARA, que ahora en una pantalla puede ir seleccionando distintos campos, aplicando filtros, que le permiten elaborar los informes de las matrículas por carrera de manera automática, lo que fue muy útil al momento de hacer correr las listas de espera, por ejemplo”, dijo.

Esta solución fue valorada por el Dr. Diego Durán, rector de la Universidad, quien siguió atentamente el proceso de las matrículas.

“Las instancias tecnológicas como Qilk Sense son herramientas que nos permiten visualizar en el minuto la situación que se está viendo en cuanto a la matrícula, lo que es muy positivo y como elemento que se está iniciando, siempre es posible de perfeccionar… Nos permite hacer cruces de información, saber con exactitud cuántos alumnos ingresaron Pace, por BEA (Beca de Excelencia Académica), por admisión especial. Es decir, nos permite llevar un proceso continuo de información, lo que es muy importante para la Universidad”, expresó.

Por último, el Dr. Durán hizo hincapié en que, si bien es fundamental para la Universidad en su conjunto, contar con soluciones tecnológicas, no basta con tener un control de lo que va sucediendo en el minuto, dejando como desafío el ser capaces de ir generando mejoras año tras año.

“La idea es poder tener una imagen más global y sistémica posible, que nos permitan tomar las mejores decisiones para la institución, comprendiendo que a la larga se trata de cómo podemos ir monitoreando los distintos escenarios que suceden dentro del contexto de la Institución para tener mejores respuestas”, finalizó el rector.